น้ำไม่ไหล ไฟที่ห้องดับ ลืมจ่ายค่าเช่า ผู้เช่ากับผู้ดูแลอพาร์ทเมนท์หากันไม่เจอหรือติดต่อกันไม่ได้ หลากหลายปัญหาจุกจิกกวนใจที่ผู้ให้บริการเช่าอพาร์ทเมนท์มักจะเจอในทุกๆ วัน และวนเวียนซ้ำๆ อยู่ที่ปัญหาเดิม จนบางครั้งต้องคอยตอบปัญหาผู้เช่าจนหมดเวลาทำงาน ไม่ได้ทำบัญชีค่าใช้จ่าย หรือดูแลความเป็นระเบียบเรียบร้อยอื่น ๆ จนเกิดปัญหาเรื้อรังตามมา เรามาดูกันดีกว่าว่าปัญหาจุกจิกกวนใจยอดฮิตของเจ้าของอพาร์ทเมนท์หรือห้องเช่ามีอะไรบ้าง และเราจะนำระบบจัดการอพาร์ทเมนท์หรือระบบจัดการห้องเช่ามาช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้อย่างไรให้ได้ผล เพื่อช่วยให้ผู้ดูแลได้ประหยัดเวลา เจ้าของก็ตรวจสอบได้ง่าย และผู้เช่าพึงพอใจ
หนึ่งในปัญหาที่ผู้เช่า มักจะเดินมาแจ้งอยู่เป็นประจำก็คือ ไม่เห็นมีใบแจ้งหนี้มาที่ห้องเลย ไม่ว่าจะเป็นค่าน้ำ ค่าไฟ หรือค่าเช่า ซึ่งปัญหาเหล่านี้สามารถเกิดขึ้นได้ทั้งสองฝ่าย ทั้งผู้ดูแลที่ลืมนำใบแจ้งหนี้ไปใส่เอาไว้ให้ หรือไม่สามารถจัดการดำเนินการได้ทันเวลา และเกิดจากใบแจ้งหนี้สูญหายจากทางฝั่งผู้เช่า แต่ปัญหาที่ตามมาก็คือ ต้องมีการจัดทำใบแจ้งหนี้ใหม่ ทำให้เกิดความซ้ำซ้อนในการทำงานและเสียเวลาในการทำงานอื่นๆ ลองจินตนาการว่าหากว่าเราใช้เวลาออกใบแจ้งหนี้ใหม่ประมาณ 5 นาทีต่อห้อง หากใบแจ้งหนี้สูญหายไป 10 ห้อง เราต้องเสียเวลากว่า 50 นาทีในการออกใบแจ้งหนี้ใหม่ และยังต้องเสียค่ากระดาษเพิ่ม เปลืองทรัพยากรเข้าไปอีก
วิธีแก้ไข สำหรับใบแจ้งหนี้ เจ้าของอพาร์ทเมนท์หรือผู้ดูแลบางที่ อาจจะส่งในรูปแบบของอีเมล หรือใช้ระบบจัดการอพาร์ทเมนท์หรือระบบจัดการห้องเช่าอย่างการใช้โปรแกรม The LivingOS ส่งใบแจ้งหนี้ทั้งค่าเช่า ค่าน้ำประปา และค่าไฟฟ้าผ่านทางระบบแจ้งหนี้ไปยังแอป The LivingOS ซึ่งไม่เพียงแต่จะส่งใบแจ้งหนี้และเตือนผู้เช่าให้จ่ายเงินเท่านั้น แต่ยังออกใบเสร็จให้อัตโนมัติ จึงประหยัดเวลาทั้งผู้ดูแลและผู้เช่า แถมยังป้องกันการลืมหรือสูญหายอีกด้วย
เราไม่สามารถปฏิเสธได้เลยว่า ทุกวันนี้การซื้อของออนไลน์เพิ่มสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง และปัญหาอย่างหนึ่งที่ผู้ดูแลจะต้องพบก็คือ การรับพัสดุของผู้เช่าที่มีมาในแต่ละวัน และมีเพิ่มจำนวนสูงขึ้นเรื่อย ๆ สำหรับปัญหาที่ผู้ดูแลพบอยู่บ่อยครั้งก็คือ การจัดการพัสดุให้เป็นระบบระเบียบ ซึ่งสืบเนื่องมาจากปัญหาที่ไม่สามารถแจ้งเตือนผู้เช่าเรื่องพัสดุ ทำให้มีพัสดุคงค้างอยู่ที่สำนักงานนานกว่าปกติ ปัญหาการทำรายการพัสดุที่ได้รับแม้จะไม่ยุ่งยาก แต่ก็ต้องอาศัยเวลาในการดำเนินการ และปัญหาที่ลุกลามจนผู้ดูแลต้องปวดหัวที่สุดคือ ปัญหาพัสดุสูญหายหรือเสียหาย ทำให้เสียเวลาค้นหาและดำเนินการเป็นอย่างมาก
วิธีแก้ไข อพาร์ทเมนท์หลายแห่งใช้วิธีการลงทะเบียนพัสดุด้วยการจดบันทึกโดยพนักงาน และแจ้งผู้เช่าผ่านการส่งข้อความในแอปพลิเคชันต่าง ๆ แต่ปัญหาเรื่องพัสดุจะกลายเป็นเรื่องง่ายกว่า และเสียเวลาน้อยกว่ามากด้วยการใช้ระบบจัดการอพาร์ทเมนท์ จาก The LivingOS ที่สามารถใช้แอปพลิเคชัน JuristicOS สแกนรับพัสดุเข้าระบบในเวลาเพียงแค่ 6 วินาที พร้อมแจ้งเตือนไปยังแอป The LivingOS ที่ผู้เช่าใช้อยู่ทันที เพียงแค่มีแอปพลิเคชันและสมาร์ทโฟนในมือ ช่วยประหยัดเวลาในการบริหารจัดการ ลดปัญหาเรื่องพัสดุสูญหาย ช่วยแจ้งเตือนผู้เช่าโดยอัตโนมัติ
ปัญหาคลาสสิกของอพาร์ทเมนท์และห้องเช่าในทุกยุคทุกสมัย โดยเฉพาะอาคารที่เปิดใช้มาแล้วไม่ต่ำกว่า 10 ปี คือ สิ่งของในห้องพัง ชำรุดทรุดโทรม จำเป็นจะต้องซ่อมแซมเพื่อให้ใช้งานได้ดีดังเดิม แต่กว่าจะได้ซ่อมก็มีขั้นตอนในการแจ้งซ่อมที่ล่าช้าและยุ่งยาก ส่งผลให้ผู้เช่าเกิดความรู้สึกด้านลบกับผู้ดูแล ผู้ดูแลก็รู้สึกเครียดและกังวลใจกับปัญหาที่เกิดขึ้น
วิธีแก้ไขที่ทุกอพาร์ทเมนท์ดำเนินการอยู่คือ การให้ผู้เช่าโทรศัพท์หรือส่งข้อความแจ้งผู้ดูแลโดยตรง จากนั้นจะนัดหมายเพื่อเข้าซ่อมแซม แต่สำหรับระบบจัดการอพาร์ทเมนท์จะช่วยให้ชีวิตคุณง่ายยิ่งกว่านั้น ด้วยระบบแจ้งซ่อม (Service Request) โดยผู้เช่าจะแจ้งซ่อมผ่านแอปพลิเคชัน จากนั้นจึงนัดหมายนัดเวลา และแจ้งสถานะการซ่อมแซมเพื่อให้ผู้เช่าทราบความคืบหน้าในการดำเนินการได้ทุกที่และทุกเวลา
ปัญหาเรื่องการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ดูแลและผู้เช่าเป็นอีกหนึ่งปัญหาคลาสสิกที่มีมานาน เพราะไม่ว่าผู้ดูแลจะติดประกาศตั้งแต่โถงทางเข้า บันได ลิฟต์ หรือแม้แต่การนำใบประกาศไปสอดเอาไว้ใต้ประตู แต่ผู้เช่าบางรายก็ยังไม่ทราบข่าวอยู่ดี โดยเฉพาะประกาศสำคัญ เช่น การเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบ การขึ้นอัตราค่าเช่า ค่าน้ำ หรือค่าไฟ มาตรการป้องกันเชื้อโรค มาตรการรักษาความปลอดภัย และเรื่องอื่น ๆ ที่สำคัญ
วิธีแก้ไข เรื่องการประกาศให้ผู้เช่าทราบ หลาย ๆ ที่ใช้การส่งข้อความหรือการตั้งกลุ่มเพื่อประกาศข้อมูลข่าวสารไปยังโทรศัพท์ของผู้เช่าโดยตรง หรือใช้ระบบจัดการอพาร์ทเมนท์ที่มีการแจ้งประกาศสำคัญในแอปพลิเคชัน โดยที่ผู้เช่าสามารถตั้งให้โทรศัพท์แจ้งเตือนเมื่อมีประกาศสำคัญ ๆ ทำให้สามารถทราบรายละเอียดได้อย่างชัดเจน
การติดต่อระหว่างผู้ดูแลกับผู้เช่าเป็นเรื่องสำคัญมาก โดยเฉพาะบางปัญหาที่เป็นปัญหาที่ต้องคุยระหว่างผู้เช่าและผู้ดูแล แต่ไม่สามารถหาเบอร์ติดต่อได้ ผู้เช่าเปลี่ยนเบอร์โทรศัพท์ หรือบางครั้งไม่อยากจะให้เบอร์โทรศัพท์ส่วนตัวหรือ LINE ID ส่วนตัวกับผู้อื่น สิ่งเหล่านี้ก็เป็นปัญหาทำให้ผู้เช่ากับผู้ให้เช่าติดต่อกันลำบากมากยิ่งขึ้น
วิธีแก้ไข บางอพาร์ทเมนท์ใช้วิธีเปิด Official Account ผ่านแอปพลิเคชันแชทอย่าง Line หรือ Facebook แต่ก็ยังมีปัญหาเรื่องผู้เช่าบางคนไม่อยากจะเปิดเผย ID กับผู้ดูแล การใช้ระบบจัดการอพาร์ทเมนท์หรือระบบจัดการห้องเช่าจึงเข้ามาช่วยแก้ไขปัญหา ด้วยระบบแชทส่วนตัว (Chat) ที่สามารถให้ผู้ดูแลกับผู้เช่าสามารถติดต่อกันได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ทุกที่ ทุกเวลา ไม่จำเป็นต้องให้ ID หรือเบอร์ส่วนตัวแก่กัน
ไม่ว่าจะเป็นปัญหาใบแจ้งหนี้ พัสดุ การแจ้งซ่อม การแจ้งประกาศ หรือการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ดูแลกับผู้เช่า สามารถจัดการได้ด้วยแอปพลิเคชันระบบจัดการอพาร์ทเมนท์จาก The LivingOS ที่ช่วยบริหารจัดการทุกปัญหาได้ในแอปพลิเคชันเดียว โดยรวมการจัดการทุกบริหารเอาไว้ในที่เดียวกัน ช่วยลดเวลาทำงาน สามารถจัดเก็บงานเก็บเอกสารได้ดีกว่าเดิมด้วยระบบคลาวด์ ช่วยลดค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะค่ากระดาษและการพิมพ์ ลดข้อผิดพลาดในการทำงานหรือ Human Error และเพิ่มความสะดวกสบายในการใช้งานและติดต่อกันมากขึ้น
สำหรับเจ้าของอพาร์ทเมนท์หรือผู้ดูแลที่ต้องการระบบจัดการอพาร์ทเมนท์ที่มีประสิทธิภาพ และสนใจทดลองใช้ ระบบจัดการอพาร์ทเมนท์และห้องเช่า The LivingOS ที่มีพร้อมทั้งแอปนิติ JuristicOS และแอปผู้เช่า The LivingOS สามารถติดต่อเราผ่านช่องทางต่อไปนี้
โทรศัพท์ 02-114-8248
Line@ : @thelivingos
E-mail : info@thelivingos.comtel:
ข้อมูลเพิ่มเติม https://www.thelivingos.com/apartment/
