ระบบที่จะช่วยนิติฯติดตามข้อมูลรถทุกคันที่เข้ามาภายในโครงการ ด้วยขั้นตอนที่จะทำให้ทุกอย่างสะดวกขึ้น ง่ายขึ้น และรวดเร็วกว่าเดิม
โดยปกติแล้วเมื่อมีผู้ต้องการเข้ามาติดต่อภายในโครงการโดยการใช้รถ นิติฯก็จะมีระบบจัดการความปลอดภัยและวิธีบันทึกข้อมูลที่แตกต่างกันไป เช่น
1.) การขอแลกบัตร โดยใช้บัตรประชาชน หรือใบขับขี่
2.) การจดเลขทะเบียนรถ หรือพูดรายงานกับกล้องCCTV
3.) การแจกบัตรเพื่อนำไปประทับตรา (Stamp) จากนิติฯหรือลูกบ้านที่ต้องการพบ
และในบางครั้งยังมีแผ่นป้ายเพื่อใช้วางหน้ารถเพิ่มเข้ามาอีก เรียกว่ามีขั้นตอนที่เยอะและวุ่นวายอยู่พอสมควร ซึ่งอาจทำให้เกิดความผิดพลาดขณะปฏิบัติงานได้หากมีผู้เข้ามาติดต่อเป็นจำนวนมาก
หากพูดถึงปัญหาที่พบบ่อยครั้งเมื่อมีผู้ใช้รถเข้ามาติดต่อภายในโครงการคือ
1.) รปภ.จดข้อมูลผู้มาติดต่อช้า ทำให้มีรถสะสมหน้าโครงการ เกิดการจราจรติดขัด
2.) รปภ.ทำบัตรประชาชนหายหรือทำบัตรสลับกับผู้ติดต่อท่านอื่น
3.) นิติฯไม่สามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้
4.) นิติฯต้องเสียเวลาตรวจเช็คความถูกต้องของค่าจอดรถ และอาจสูญเสียรายได้ถ้ามีการคำนวณผิด
5.) ลูกบ้านไม่ต้องห่วงเรื่องการเก็บตราประทับ เพราะหากทำหายก็จะเสียค่าปรับในการทำใหม่
6.) ผู้มาติดต่อไม่สบายใจที่จะต้องแลกบัตรประชาชนไว้ เพราะกังวลเรื่องการนำไปใช้ในทางที่ผิด
นี่เป็นเพียงบางส่วนของปัญหาที่เรายกตัวอย่างให้ได้เห็นกัน โดยระบบจัดการผู้มาติดต่อสำหรับยานพาหนะ (Visitor Control) จาก The LivingOS จะเข้ามาเป็นตัวช่วยสำคัญที่ทำให้นิติฯหมดกังวลกับปัญหาเหล่านี้ไปได้เลย
เมื่อนิติฯเลือกเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการผู้มาติดต่อสำหรับยานพาหนะ (Visitor Control) ระบบนี้จะช่วยให้ทุกส่วนทำงานได้ง่ายขึ้น
ตั้งแต่เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย นิติบุคคล รวมไปถึงผู้จัดการอาคาร พร้อมสร้างความสะดวกสบายให้กับลูกบ้านและผู้มาติดต่อ
หมดกังวลเรื่องตราประทับและบัตรที่มีข้อมูลส่วนบุคคล หากสนใจและอยากเริ่มใช้งาน นิติฯจะต้องเตรียมตัวและเตรียมอุปกรณ์อะไรบ้าง
1.) โทรศัพท์มือถือสำหรับ รปภ.และนิติบุคคล (ระบบปฏิบัติการ iOS Version10ขึ้นไป หรือ Android Version 6.0ขึ้นไป)
2.) โหลดแอปพลิเคชัน JuristicOS จาก Apple Store หรือ Google Play
3.) บัตร Visitor Pass (เป็นบัตรที่ใช้หมุนเวียนในโครงการเมื่อผู้มาติดต่อ)
วิธีการทำงานของระบบจัดการผู้มาติดต่อสำหรับยานพาหนะ (Visitor Control)
1.) รปภ.สแกนบัตรประชาชนหรือใบขับขี่พร้อมบัตร Visitor Pass เพื่อบันทึกข้อมูล
2.) ลูกบ้านได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีผู้มาติดต่อและสามารถประทับตราแบบ E-Stamp ผ่านแอปพลิเคชันของ The LivingOS ให้ผู้มาติดต่อได้ทันที อีกทั้งยังสามารถส่งคำเชิญให้ผู้มาติดต่อล่วงหน้าเพื่อแสดงแก่เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยได้อีกด้วย
3.) รปภ.สแกนบัตร Visitor Pass เพื่อตรวจสอบกรณีมีค่าบริการจอดรถ ก่อนนำรถออกจากโครงการ
ข้อดีเมื่อใช้งานระบบจัดการผู้มาติดต่อสำหรับยานพาหนะ (Visitor Control)
เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย
– ลดความผิดพลาดการคำนวณค่าที่จอดรถ
– ไม่ต้องเก็บบัตรประชาชน หรือใบขับขี่ของผู้มาติดต่อ
– ทำงานได้เร็วขึ้น ไม่ต้องเสียเวลาจดข้อมูลผู้มาติดต่อ
– ลดความเสี่ยงในการทำบัตรของผู้มาติดต่อหาย
นิติบุคคล
– ตรวจสอบภาพรวมของรถเข้า-ออกในโครงการได้ตลอดเวลาผ่าน Dashboard
– ตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ตลอดเวลา
– ป้องกันปัญหาการทุจริต
– จัดการที่จอดรถในโครงการได้ง่ายขึ้น เพราะรู้จำนวนรถของผู้มาติดต่อในทุกประเภท
– ลด Cost ในส่วนของค่ากระดาษและอุปกรณ์ตราประทับ
ลูกบ้าน
– หมดกังวลเรื่องการเก็บตราประทับบัตรจอดรถ
– ส่งคำเชิญให้แขกผู้มาติดต่อได้ล่วงหน้า
ผู้มาติดต่อ
– ไม่ต้องกังวลกับการทิ้งบัตรประชาชนหรือใบขับขี่ไว้ที่ตู้รปภ.
– ประทับตราบัตรจอดรถได้สะดวกยิ่งขึ้น
สุดท้ายนี้เราจะมาสรุปถึงประโยชน์ในการเลือกใช้ระบบจัดการผู้มาติดต่อสำหรับยานพาหนะ (Visitor Control) ว่าทำไมนิติฯถึงควรเปลี่ยนมาใช้ระบบนี้
1.) ทำงานได้ง่ายขึ้น รวดเร็ว ลดความผิดพลาด
2.) เช็คข้อมูลย้อนหลังได้ทันที หากมีเหตุการณ์ฉุกเฉิน
3.) ลดปัญหาการทุจริต เพิ่มความโปร่งใสในการเก็บเงิน
4.) เพิ่มมาตรฐานการจัดการอย่างมืออาชีพ
5.) ลด Operation Cost เช่น กระดาษ, ตราประทับที่ต้องแจกลูกบ้าน
6.) ช่วยแจ้งเตือนหากยังมีรถของผู้รับเหมาอยู่ในโครงการหลัก 17:30 และ 18:00 น.
หากคุณเริ่มสนใจและอยากที่จะเปลี่ยนมาใช้ ระบบจัดการผู้มาติดต่อสำหรับยานพาหนะ (Visitor Control) จาก The LivingOS
สามารถติดต่อเราได้ในทุกช่องทางตามรายละเอียดด้านล่างนี้เลย
โทร 02-114-8248
Line@: @thelivingos
Email: info@thelivingos.com
